pour les clients des Services Éduc.Action (dernière mise à jour : mars 2013)
PROCESSUS D’INSCRIPTION AUX ACTIVITÉS PARASCOLAIRES
Inscrivez-vous en ligne et économisez!
En entrant vos informations vous-mêmes sur le site web d’inscription, vous nous sauvez du temps et nous vous transférons les économies! Vous recevrez aussi une confirmation par courriel que votre inscription a bien été reçue!
MODALITÉS DE PAIEMENT
1.Vous devez inscrire le nom de l’enfant et de l’école sur le chèque à l’attention d’Éduc.Action.
2.Le chèque ou l’argent comptant doit être apporté à l’école durant la période d’inscription dans une enveloppe scellée à l’attention d’Éduc.Action.
3.Le chèque sera déposé lors de sa réception.
4a. Vous pouvez payer le montant total en une transaction lors de l’inscription en ligne par carte de crédit (Visa ou Master Card). Le paiement sera inscrit dans votre relevé sous le nom de www.charge.amilia.com qui gère les transactions sécurités par carte de crédit.
4b. Si vous vous inscrivez à plus d’une activité lors de la même transaction, vous avez la possibilité d’acquitter le solde en 2 versements : un premier paiement de 50% sera prélevé lors de l’inscription et l’autre 50% sera prélevé lorsque la session débutera. Le paiement sera inscrit dans votre relevé sous le nom de www.charge.amilia.com qui gère les transactions sécurités par carte de crédit.
Premier arrivé, premier servi!
A) OPTION EN-LIGNE EN PRIORITÉ, par papier ensuite :
Les inscriptions effectuées en ligne par le client ou par téléphone avec le personnel d’Éduc-Action seront traitées en temps réel et donc en priorité.
Les inscriptions par coupon-papier seront traitées à la fin de la période d’inscription.
Si l’activité désirée est pleine, vous pouvez choisir une autre activité ou mettre votre nom sur une liste d’attente si cette possibilité existe pour cette activité. Vous pouvez aussi communiquer avec nous par téléphone pour obtenir plus d’aide ou d’options.
B) OPTION EN-LIGNE SEULEMENT : Les inscriptions seront traitées en temps réel selon l’heure et la date à laquelle elles ont été reçues en-ligne ou par téléphone.
Si l’activité désirée est pleine, vous pouvez choisir une autre activité ou mettre votre nom sur une liste d’attente si cette possibilité existe pour cette activité. Vous pouvez aussi communiquer avec nous par téléphone pour obtenir plus d’aide ou d’options.
C) OPTION PAPIER SEULEMENT : Les inscriptions seront traitées selon la date à laquelle elles ont été reçues à l’école.
Des frais d’inscription non remboursables de 5$ par activité sont inclus dans le coût de chaque activité, peu importe le mode d’inscription utilisé (en-ligne, par téléphone ou avec le coupon papier) ou le mode de paiement choisi (carte de crédit en ligne, chèque à Éduc.Action ou argent comptant dans une enveloppe scellée à l’école). Certaines écoles n’utilisent que le format papier pour s’inscrire.
Nous communiquerons avec vous seulement en cas de changement (manque ou surplus d’inscription, changement d’horaire, etc.). Les listes d’activités seront remises à l’école quelques jours avant le début des activités.
Le code de vie doit être respecté en tout temps.
Aucun remboursement ne sera effectué si votre enfant ne respecte pas le code de vie de l’école.
Inscription tardive, une semaine avant le début de la session
Pour toute inscription après la date limite mais au moins une semaine avant le début des activités, veuillez communiquer avec l’Équipe d’Éduc.Action par téléphone au 514 731-2242 x0 durant les heures d’affaires sur semaine afin de voir s’il y a encore des places dans une activité. Aucun frais supplémentaire ne vous sera facturé mais nous ne pouvons garantir de place pour l’activité désirée.
COUPON d’inscription erroné, illisible ou incomplet
SVP remplir le formulaire d’inscription lisiblement et le plus complètement possible. Éduc.Action ne sera pas tenu responsable des erreurs liées à une inscription incomplète, illisible ou erronée (absence du nom de l’enfant ou d’un numéro de téléphone valide ou de courriel valide, absence du groupe ou niveau scolaire de l’enfant, de l’activité désirée, des allergies ou autres conditions médicales, du mode retour après l’activité ou du statut de dîneur à l’école, etc.)
Si l’information demandée lors du processus d’inscription est incomplète, illisible ou erronée, cela peut nous empêcher de bien communiquer avec le client pour l’informer de tout changement à l’inscription ou de faire le bon suivi pendant le déroulement de l’activité (prise de présence, suivi aux parents en cas d’incident, retour à la maison, etc.).
Manque d’inscription pour une activité au menu
S’il y a un manque d’inscriptions pour que l’activité désirée puisse avoir lieu, nous communiquerons avec vous (par courriel ou par téléphone) normalement dans la semaine précédant la date de début de l’activité afin de vous en avertir et de vous offrir une ou plusieurs des solutions parmi les suivantes, selon le cas: activité alternative, crédit ou remboursement complet. Vous ne perdrez pas les frais d’inscriptions de 5.00$ dans un tel cas.
Surplus d’inscriptions pour une activité au menu
S’il y a un surplus d’inscriptions pour une activité offerte, nous communiquerons avec vous (par courriel ou par téléphone) normalement dans la semaine précédant la date de début de l’activité pour vous offrir un ou plusieurs scénarios parmi les options suivantes: groupe supplémentaire le même jour ou un autre jour, activité alternative, crédit ou remboursement complet. Vous ne perdrez pas les frais d’inscriptions de 5.00$ dans un tel cas.
FRAIS DE SERVICES
1 Des frais de 25$ seront chargés pour tout chèque retourné (fonds insuffisants, etc).
2 Des frais de 25$ seront chargés pour tout versement pré-autorisé refusé (carte expirée ou invalide, paiement arrêté par le client, etc.) ou contestation de paiement par le client. SVP communiquez avec nous avant la date d’un versement préautorisé prévu pour l’annuler sans frais au besoin.
3. Éduc.Action se réserve le droit d’appliquer des frais en cas de retard d’un parent à la fin de l’activité:
10$ pour un retard de 10 minutes après la fin de l’activité, puis 5$ par tranche de 5 minutes supplémentaires. Des retards répétés des parents peuvent entraîner l’exclusion de leur enfant lors des semaines suivantes, sans remboursement.
Annulation d’une inscription avant le début (crédit complet ou remboursement partiel)
A) Si un client décide d’annuler son inscription à une activité parascolaire avant le premier jour d’activité de la session et que le client demande un crédit, les frais d’inscription de 5.00$ par activité seront transférés avec le crédit. Le crédit électronique sera visible sur le compte du client Amilia dans les 5 jours ouvrables suivants l’annulation (solde positif entre parenthèses). Un délai d’environ 10 jours ouvrables est requis pour la remise d’un crédit papier, via l’école dans une enveloppe adressée « aux parents de » l’enfant.
B) Si un client décide d’annuler son inscription à une activité parascolaire avant le premier jour d’activité de la session et que le client demande un remboursement, seuls les frais d’inscription de 5.00$ par activité ne seront pas remboursés. Un remboursement par chèque (moins le 5$ de frais d’inscription) sera remis après le dépôt du chèque original. Un délai d’environ 10 jours ouvrables après le dépôt du chèque est requis pour assurer le transfert complet des fonds. Si le paiement a été fait par carte de crédit sur Amilia, le remboursement sera aussi effectué par chèque au nom du parent, et non sur la carte de crédit du client. Il nous est impossible d’effectuer de remboursement sur la carte de crédit « chargeback ».
Inscription tardive, moins d’une semaine avant le début de la session
Des frais administratifs de 5$ seront ajoutés pour chaque inscription (en ligne ou par papier) effectué dans les 5 jours qui précèdent le début des activités. Nous nous réservons le droit d’accepter ou de refuser des inscriptions dans les jours qui précèdent le lancement de la session, selon le nombre de participants inscrits à chaque activité et la politique de l’École à cet effet.
Les changements de dernière minute aux listes diffusées au personnel de l’école quelques jours avant le début de la session peuvent parfois créer de la confusion sur le terrain et affecter le suivi des élèves au niveau de la prise des présences à l’activité, au service de garde le midi ou pour le départ des autobus, selon le cas. L’ajout des inscriptions tardives provoque donc souvent la mise à jour des listes et la diffusion de cette nouvelle information à toutes les personnes concernées (coordonnateur, animateur, personnel enseignant ou du service de garde, secrétaire, etc.) représente une surcharge de travail administratif.
Inscription tardive, après le début de la session
Des frais administratifs de 5$ seront ajoutés pour chaque inscription (en ligne ou par papier) effectué après le début des activités. Nous nous réservons le droit d’accepter ou de refuser des inscriptions une fois les activités commencées, selon le nombre de participants inscrits à chaque activité et la politique de l’École à cet effet. Aucune réduction ou rabais ne sera accordé pour des séances manquées à cause d’une inscription tardive.
Aucune inscription ne sera acceptée après le deuxième (2e) cours de l’activité.
Les changements aux listes diffusées au personnel de l’école quelques jours avant le début de la session peuvent parfois créer de la confusion sur le terrain et affecter le suivi des élèves au niveau de la prise des présences à l’activité, au service de garde le midi ou pour le départ des autobus, selon le cas. L’ajout des inscriptions tardives provoque donc souvent la mise à jour des listes et la diffusion de cette nouvelle information à toutes les personnes concernées (coordonnateur, animateur, enseignant, personnel enseignant ou du service de garde, secrétaire, etc.) représente une surcharge de travail administratif.
Activité ou solde impayé
Pour tout solde impayé après la deuxième semaine d’activité complétée (sauf pour les paiements pré autorisés par carte de crédit sur Amilia), des frais administratifs de 5$ seront ajoutés au solde du client. Ces frais servent à couvrir les révision des dossiers, appels ou courriels aux parents, dépôts spéciaux ou déplacements supplémentaires aux écoles pour l’obtention des paiements en retards.
Si un client est en défaut de paiement après plusieurs démarches infructueuses de la part de l’Équipe d’Éduc.Action (appels répétés, courriel sans réponse, échéances manquées…) nous nous réservons le droit de refuser l’accès à l’activité à l’enfant du client à une ou plusieurs séances de l’activité restantes. Cette mesure extraordinaire est utilisée en dernier recours, lorsque les autres moyens de récupération du paiement ne fonctionnent pas.
Désinscription une fois la session commencée : crédit ou remboursement
Si un client annule son inscription après le premier jour d’activité de la session, un calcul sera fait pour déterminer la valeur du montant à créditer (valide pour le reste de l’année scolaire en cours pour les crédits en papier ou valide jusqu’à la fin de l’année calendrier si le crédit est en ligne).
Les semaines utilisées ou manquées ne sont pas remboursables.
Le calcul du crédit s’applique sur les semaines d’activités à venir seulement, moins les frais d’inscriptions de 5$.
Ex : session de 7 semaines à 96.00$ et désinscription après 2 cours sur 7 :
96$ – 5$ frais inscription = 91$ pour 7 semaines, donc 65$ à créditer pour 5 semaines.
Le crédit électronique sera visible sur le compte du client Amilia dans les 5 jours ouvrables suivants la demande de désinscription (solde positif entre parenthèses). Un délai d’environ 10 jours ouvrables est requis pour la remise d’un crédit papier, via l’école dans une enveloppe adressée « aux parents de » l’enfant.
Si le client préfère un remboursement au lieu du crédit, des frais de 3.00$ seront ajoutés et le chèque sera posté dans les 10 jours ouvrables suivant la demande de désinscription.
Ex : session de 7 semaines à 96.00$ et désinscription après 2 cours sur 7 :
96$ – 5$ frais inscription = 91$ pour 7 semaines, donc 65$ – 3.00$ remboursement par chèque = 62$ pour 5 semaines.
